Co to jest klauzula poufności?
Klauzula poufności to specjalny zapis umowny którego celem jest zapewnienie bezpieczeństwa informacji poufnych udzielanych partnerowi biznesowemu w związku z wykonywaną pracą.
Klauzula poufności bywa nazywana umową poufności, umową o zachowaniu poufności lub NDA. Są to pojęcia równoważne lecz w polskim prawie posługujemy się pojęciem klauzuli poufności.
Gdy klauzula poufności przybiera formę umowy to mówimy o umowie poufności lub umowie o zachowaniu poufności.
NDA to skrót angielskiej nazwy Non disclousure act i jest równoznaczny z polskim pojęciem prawnym klauzuli poufności.
Jak powinna wyglądać klauzula poufności?
Klauzula poufności składa się z wielu zapisów prawnych. Najważniejsze z nich to:
- zobowiązanie do zachowaniu w tajemnicy informacji poufnych,
- zdefiniowane za co uważa się informacje poufne,
- wyjątki od obowiązku zachowania tajemnicy informacji poufnych, takie jak np. konieczność ich udzielenia na podstawie powszechnie obowiązującego prawa lub współpracownikowi lub organom nadzorczym,
- karę umowną za złamanie klauzuli poufności,
- konieczność zwrotu dokumentów i innych nośników informacji, które zawierają informacje poufne,
- wyłączenie z ochrony prawami autorskimi np. raportów, które są tworzone na czyjeś zlecenie.
Umowa poufności. Konstrukcja
Klauzula poufności może być zawarta w instniejącej umowie np. zlecenia pomiędzy Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą (lub Przyjmującym zlecenie) a może także przybrać postać osobnej umowy o poufności.
Jako umowa poufności musi zawierać niezbędne elementy konstrukcyjne:
- oznaczenie daty, miejsca sporządzenia i czasu obowiązywania umowy,
- Komparycję umowy a więc szczegółowe zapisy dotyczące stron umowy oraz reprezentacji.
- Klauzule merytoryczne takie jak określenie obowiązków stron umowy, wyjątków, kar umownych itd.
- Przepisy końcowe, w tym klauzule o stosowaniu prawa w kwestiach nieuregulowanych, właściwości sądowej do rozstrzygania sporów czy ilość egzemplarzy.
- Podpisy Stron umowy zgodnie z prawem i zasadami reprezentacji przedsiębiorcy np. przez prezesa spółki lub 2 członków zarządu spółki lub przez samego przedsiębiorcę.
Kiedy klauzula poufności przestaje obowiązywać?
Klauzula poufności jest dobrowolnym zapisem umownym. Zgodnie z obowiązującą w polskim prawie zasadą swobody umów , można jej czas trwania określić dowolnie ale w ramach istniejącego prawa.
W ostatnio skonstruowanej przeze mnie klauzuli poufności na rzecz osoby przygotowującej się do wykonywania zawodu Wirtualnej Asystentki VA czas trwania określiłam jako czas gdy Strony współpracują na podstawie jakiejkolwiek wiążącej ich umowy oraz po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu.
Rozwiązanie umowy a wygaśniecie umowy to prawnie dwa odrębne pojęcia.
Klauzula poufności z pracownikiem lub przyjmującym Zlecenie
Jeśli chcesz zapewnić kogoś, że jesteś osobą wiarygodną i jesteś gotowa zawrzeć klauzulę poufności to pamiętaj aby uregulować w niej kwestie dostępu do informacji poufnych dla twoich pracowników lub osób, którym podzlecisz jakieś prace.
Zapis w klauzuli może przybrać postać jednego z paragrafów. W klauzuli poufności, którą ostatnio tworzyłam był to paragraf §5
§5 Strony mogą udostępnić informacje poufne wyłącznie własnym pracownikom i innym osobom, które są bezpośrednio zaangażowane w prace związane z wykonaniem Umowy, pod warunkiem uzyskania od nich pisemnego zobowiązania do zachowania w tajemnicy informacji poufnych, którego wzór stanowi załącznik nr 1.
Czy można zawrzeć klauzulę poufności po angielsku?
W polskim porządku prawnym kwestię tę reguluje ustawa o języku polskim. Nakazuje ona używanie języka polskiego głównie w obrocie z konsumentami lub w umowie o pracę.
Jeżeli więc chcesz wysłać umowę poufności swojemu kontrahentowi zza granicy to możesz ją napisać w języku angielskim jednakże zalecam posługiwanie się polskimi konstrukcjami prawnymi a nie brytyjskimi czy amerykańskimi.
Ponadto, zalecam w przepisach końcowych zawszeć klauzulę o stosowaniu prawa polskiego i o rozstrzyganiu konfliktów przez polskie sądy powszechne. A dlaczego?
Gdyby zaistniał między wami konflikt a w umowie poufności używalibyście zapisów obcokrajowych to twój prawnik będzie Cię wiele kosztował. Ponieważ mamy tu do czynienia nie tylko z prawem kontraktów ale też prawem prywatnym międzynarodowym czy np. arbitrażem i obcokrajową reprezentację sądową.
Ja jako radca prawny mam uprawnienia do sporządzania takich umów a także posiadam dożywotni certyfikat znajomości języka angielskiego na poziomie C1, wydany przez CAE Cambridge.
