Cześć, jeśli zastanawiasz się nad podjęciem współpracy z wirtualną asystentką to pierwszą sprawą o którą powinieneś zadbać to dobre i precyzyjne określenie zakresu usług w zleceniu.
z dzisiejszego artykułu dowiesz się także jak zgodnie z prawem przyjąć ofertę i jak zabezpieczyć hasła np. do twoich social mediów w klauzuli poufności.
Wirtualna asystentka, kto to jest?
„co to wirtualna asystentka”, „kto to wirtualna asystentka” ?
Wirtualna asystentka to osoba prowadząca działalność gospodarczą lub pracująca na umowę zlecenie, świadcząca usługi asystenckie przez internet.
Wirtualna asystentka, co robi?
Wirtualna asystentka zajmuje się czynnościami biurowymi, prowadzeniem kalendarza, wysyłką newslettera, opieką nad social mediami, transkrypcją tekstów, tworzeniem ladning page, obróbką wideo a także opieką nad projektami np. w branży budowlanej lub zamówien publicznych.
Zadbaj o zlecony zakres usług
Zakres usług stanowi klauzulę w umowie o współpracę z wirtualną asystentką. W twoim interesie leży by określić go tak precyzyjnie jak to tylko możliwe. A czemu? Przede wszystkim po to by zaoszczędzić sobie przykrych konsekwencji w przyszłości.
Jak radca prawny byłam świadkiem wielu batalii sądowych pomiędzy przedsiębiorcami i doszłam do wniosku ze wielu z nich można uniknąć gdyby tylko w umowie współpracy uregulować i zabezpieczyć się na wiele konsekwencji jak np. obecnie nieprzewidzianej epidemii koronawirusa (przedsiębiorcy którzy w umowach mieli klauzule siły wyższej naturalnie mają narzędzie to ratowania swojego biznesu).
Przykład klauzuli umownej:
§ Wirtualna asystentka zobowiązuje sie wobec Zleceniodawcy do wykonania usług wirtualnej asysty polegających na:
1. Redagowaniu przesłanych tekstów zgodnie z zasadami SEO,
2. Przygotowaniu grafik do mediów społecznościowych: Facebooka i Instagrama,
3. Przygotowywaniu stron sprzedażowych,
4.(…)
Elementy niezbędne umowy o współpracy z wirtualną asystentką
Powiem wprost: cena, termin, zakres usług, określenie Stron umowy.
Zalecałbym jednak rozszerzenie umowy o takie konstrukcje prawne:
- Miejsce zawarcia umowy
- datę zawarcia umowy
- czas trwania umowy
- sposób zawarcia umowy,
- konsekwencje niewywiązania się z zbowiązań
- sposob rozliczeń między Stronami
- dokladny sposób określenia wynagrodzenia należnego oraz dodatkowo płatnych usług
- byc może zadbać o informacje poufne, karę umowną, prawa autorskie do zleconych prac.
Czy przyjęcie oferty to zlecenie?
Z moich obserwacji wynika, ze niektóre WA „nadgorliwie” poszukują oprogramowania komputerowego do elektroczniiznego podpisywania umów jak np. „Umownik”.
A co na to prawo?
Zgodnie z prawem przyjęcie oferty, która wysłała ci np na maila wirtualna asystentka, np. Poprzez odpisanie na maila lub przesłanie zlecenia de facto prawnie już oznacza zawarcie umowy !
Tak naprawdę nie jest potrzebne zawieranie kolejnej umowy o współpracę z WA o ile zadbasz aby oferta lub twoje uwagi do niej spełniały minimalne wymagania kodeksowe o których pisałam w tym artykule – link.
Zadbaj o to by do oferty współpracy były dołączone Ogólne Warunki Współpracy poszerzone o klauzule takie jak np. Siła wyższa lub klauzula poufności i klauzula informacyjna RODO.
Klauzula poufności
Klauzula poufności to zapisy umowne między stronami, której głównym celem jest zobowiązanie do zachowania w tajemnicy informacji poufnych, takich hak np. Haseł dostepowych do twojej skrzynki pocztowej, programu mailingowej czy Facebooka.
Wirtualne asystentki zazwyczaj pracują z wieloma klientami i posiadają dostęp do wielu haseł dostępowych, zadbaj wiec o bezpieczeństwo swoich.
Poczytaj o klauzuli poufności – link
Wirtualna asystentka, kiedy zatrudnić
Podjęcie współpracy z wirtualna asystentką to kusząca propozycja dla każdego biznesmena, który działa online. Coś o tym wiem i tych wielu godzinach spędzonych na dopieszczaniu swojego wizerunku w internecie gdy tak naprawdę chcielibyśmy zająć się pracą merytoryczną.
Zanim jednak zatrudnisz WA zadbaj o dokumentację prawną swoje biznesu. Tak naprawdę jeśli zrobisz to raz i zgodnie z prawem to będziesz mógł korzystać z tych rozwiązań wielokrotnie co oszczędzi Ci czas, pieniądze i przykrych doświadczeń w sądzie gospodarczym.
