Jeśli pracujesz zdalnie, wykonujesz dla kogoś zlecenie to często dokumenty są wysyłane elektronicznie. Problem polega na tym aby było to robione zgodnie z prawem i żeby były prawnie ważne a więc wiążące.
Konsekwencją „zawarcia” nieważnej umowy, mogą być poważne kłopoty w sądzie np. w sprawach o niezapłacone faktury.
Umowa a zlecenie. Czym jest oferta przez email
Kiedy ktoś się pyta umowa czy zlecenie to od razu widzę, że nie rozumie zagadnienia.
Zgodnie z prawem jeśli wysyłasz komuś ofertę (i zawiera ona prawnie niezbędne elementy o których pisałam w tym artykule: link) a druga strona ją przyjmie, poprzez odpisanie na maila, ustnie lub nawet dorozumianie to de facto oznacza zawarcie umowy.
Kolejna umowa np. umowa o współpracę byłaby tak naprawdę drugą umową i mogłaby powodować konflikt pomiędzy jej zapisami, który mógłby być trudny do rozwiązania nawet w sądzie.
Kolejna umowa np. umowa o współpracę byłaby tak naprawdę drugą umową i mogłaby powodować konflikt pomiędzy jej zapisami a ofertą.
Zalecam aby konstruować rzetelne, dobre oferty handlowe i razem z nimi wysyłać dokumentację załącznikową: Ogólne warunki współpracy, klauzulę poufności, klauzulę informacyjną RODO i wzór protokołu rozliczeń.
Czy umowa wysłana przez e-mail jest ważna?
Tak umowa, oferta przez email jest ważna, jeśli spełni wymogi ustawowe dla danego typu umowy tzw. essentialia negotii.
Przy umowie współpracy będzie to: określenie stron umowy, cena, termin, przedmiot zleconych prac.
Jeśli oferta będzie zawierała te minimalne wymogi to będzie ważna. Będzie to tzw. forma dokumentowa zawarcia umowy.
Forma dokumentowa
Forma dokumentowa zawarcia umowy lub oferty wysłanej przez emial polega na elektronicznym przesłaniu istotnych postanowień umowych tak aby druga strona mogła się z nimi zapoznać.
Art. 77.2. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Art. 77.3. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Gdy druga strona zaakceptuje nasze warunki to dochodzi do zawarcia umowy. Treść email uznawana jest za dokument stwierdzający zawarcie umowy.
Kiedy oferta wysłana przez e-mail jest nieważna?
Oferta wysyłana przez email jest nieważna gdy: nie zawiera ceny lub sposobu jej określenia, terminu wykonania zlecenia lub brakuje określenia przedmiotu zleconych prac.
Umowa nie jest zawarta gdy druga strona nie przyjmie oferty lub wprowadziła do niej istotne zmiany. Jest to tzw. kontroferta i wtedy to ty na na nowo musisz przyjąć lub odrzucić zmienione warunki oferty.
Ponad to, gdy w ofercie określono termin związania ofertą, to w tym czasie nie wolno zmieniać warunków oferty. Ofertę można cofnąć tylko wtedy zanim dotrze ona do adresata.
Elementy oferty wysyłanej przez email
Zalecam aby ofertę uzupełnić o jak najwięcej elementów ułatwiających przebieg przyszłej współpracy.
„Umowy tworzy się nie na czas pokoju, ale na czas wojny”
Analizowane przeze mnie oferty klientów wzbogacam o rozszerzone zapisy i klauzule umowne w dokumencie: Ogólne warunki współpracy. Reguluje on takie kwestie jak wynagrodzenie dodatkowe za dodawane do zlecenia czynności, sposób rozliczenia, dzień obciążenia rachunku Zleceniodawcy, klauzulę siły wyższej – link, zasady zachowana w tajemnicy informacji poufnych, konsekwencje nie wywiązania się z umowy, termin związania umową, sposób jej rozwiązania i wiele innych.
Klauzula poufności w ofercie przez email
Klauzula poufności to rodzaj umowy, o które często proszą wirtualne asystentki. Ich celem jest zapewnienie swoich klientów, że zadbają o jego tajemnicę przedsiębiorstwa i inne informacje poufne, w tym hasła do social mediów.
Jako, że jest to umowa to klienci myślą, że muszą ją zawrzeć na piśmie lub podpisać przez program elektroniczny np. Umownik.
Na szczęście mamy w polskim prawie formę dokumentową, o której pisałam wyżej, która pozwala nam na wysłanie klauzuli poufności przez email. Np dodając ją jako załącznik do Oferty przez email i zapisać w niej klauzulę mówiącą o tym, że wszystkie załączniki stanowią integralną część umowy.
Zapisz się na listę i pobierz prezent
Zapisz się na listę aby pobrać fantastyczną checklistę – listę kontrolną krok po kroku o co zadbać gdy chcesz napisać klauzulę poufności.
